Interdire l’indexation sur les données nominatives des personnes durant 120 ans

Indexer consiste à répertorier dans un document les données significatives (par exemple : nom, prénom, date, lieu de naissance, catégorie du document) afin de permettre d'effectuer des recherches par mots-clés (métadonnées), de façon simple et rapide. Si une recherche par thématique constitue une moindre atteinte à la vie privée, il est indispensable de limiter les recherches nominatives en matière d'archives diffusées sur Internet. Ce qui n’empêche toutefois pas les recherches selon la procédure actuelle des lecteurs d'archives (tourner les pages pour trouver le document intéressant).

L'indexation par un moteur de recherche externe : interdite avant 120 ans

L’indexation sur les données nominatives, de documents d’archives concernant une personne de moins de 120 ans, par des moteurs de recherches Internet est interdite. Ainsi, le service d’Archives qui diffuse ces documents doit obligatoirement mettre en place des mesures de sécurité visant à empêcher les moteurs de recherche de procéder à cette indexation. En pratique, ces mesures peuvent consister en l’utilisation de :

- règles d'indexation à destination des moteurs de recherche correctement définies (robots.txt),

- mécanismes visant à s'assurer que l'émetteur d’une requête concernant un document est bien un internaute et non un programme informatique (cf. captcha visuels et auditifs).

L'indexation par un moteur de recherche interne encadrée : L’indexation, par l’outil de recherche interne du service des Archives, sur les données nominatives est autorisée dans le respect des délais suivants :
120 ans à compter de la clôture du registre pour les actes de naissance,
100 ans à compter de la clôture du registre pour les actes de mariage,
75 ans à compter de la clôture du registre pour les actes de décès,
120 ans à compter de la date du document pour les autres archives publiques contenant des données à caractêre personnel, sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires [cf. délai de communicabilité supérieur].

https://www.cnil.fr/fr/archives-publiques-sur-internet-quelles-sont-les-donnees-personnelles-concernees



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